Quelles sont les obligations des associations et des volontaires ? A l’heure actuelle, aucun arrêté n’a été publié à ce sujet. La prudence s’impose donc d’autant que plusieurs sources semblent se contredire. La loi donne les grandes lignes, mais beaucoup de détails restent à préciser. Or ce qui est du détail sur un plan juridique est parfois le quotidien des associations et des volontaires.

Nous ne souhaitons pas ici apporter une réponse tranchée mais évoquer ce qui est le plus souvent avancé, parfois en utilisant à desseins le conditionnel, tout en proposant, déjà, quelques pistes d’adaptations sous forme de commentaires.

1. La situation

1. La loi prévoit deux modes de remboursement des frais engagés par le volontaire mais laisse à l’association la liberté de rembourser ces frais.
2. Les deux modes sont d’une part les remboursements au frais réels, sur base de justificatifs probants (ticket de caisse, souche TVA de restaurant, km parcourus à maximum 0,2903 €/Km, etc.) et d’autre part du remboursement au forfait, au quel cas on ne peut se faire rembourser de plus de 28,48 € par jour ni de plus de 1139,02 € par an.
3. Un même volontaire ne peut pas être remboursé en même temps selon les deux modes (frais réels et forfait) auprès de la même association.
4. Ce même volontaire ne pourrait pas passer d’un mode de remboursement à l’autre au cours de la même année. Certains nuancent ce propos en disant que le passage est possible dès que le volontaire peut répondre de ses dépenses selon les règles des deux régimes. Mais les deux modes ne peuvent être que successifs.
5. Par contre, rien n’interdirait que le volontaire soit remboursé sous deux modes différents par deux associations différentes. On peut s’interroger sur ce paradoxe car si la volonté est de limiter les sommes perçues, la règle devrait s’appliquer à toutes les associations. Mais il s’agirait alors d’un frein à l’engagement puisque ce serait le volontaire qui déciderait de facto de son mode de remboursement et plus l’association. Ou celle-ci fermerait ses portes à tout volontaire déjà engagé ailleurs (ce qui est fréquent) et qui est remboursé dans un autre mode que celui organisé par l’association (ce qui est possible).
6. Précisons quand même que la loi prévoit que si un volontaire au forfait dépasse un des plafonds au cours de l’année, il doit justifier l’ensemble de ces dépenses selon les règles des remboursements en frais réels afin que les sommes concernées ne soient pas considérées comme un salaire.
7. Selon certaines sources (ex. le livret de la Fondation Roi Baudouin dont le lien est sur notre page d’accueil), l’association devrait tenir un registre des remboursements date par date avec le nom des volontaires. Cela peut sembler logique dans la mesure ou le cas échéant, un contrôleur devrait pouvoir avoir la certitude qu’un volontaire donné n’atteint pas une limite du forfait que ce soit une association ou dans l’ensemble des associations où le volontaire est actif. Cependant, aucune disposition légale ou administrative en ce sens n’existe (ou n’existait avant la loi si ce n’est pour les clubs sportifs).
8. Les repas, le logement qui découlent de la réalisation de l’activité, comme c’est le cas par exemple dès que l’on est animateur en séjour de vacances, ne sont pas des avantages en nature et ne sont donc pas à mettre sur le même pied que des remboursements forfaitaires. Maintenant attention, un repas pris après l’activité a déjà été interprété par l’administration fiscale comme un avantage en nature.

2. Commentaires

Nous ne souhaitons pas ouvrir ici le débat sur le bien fondé des remboursements. Pour certains, le volontariat conduit à des frais qui sont assumés par le volontaire et cela fait partie de la philosophie même de l’action. Pour d’autres, le volontaire ne doit pas y aller de sa poche. Certains secteurs d’activités, comme le transport de malades par exemple, ouvrent à des dépenses importantes en termes de frais de déplacement et une prise en charge, partielle, est souvent prévue. Enfin, il arrive au volontaire de devoir avancer de l’argent pour son association et il est bien normal de clarifier les transferts financiers entre l’association et le volontaire au moment du remboursement. Quoi qu’il en soit, puisque les remboursements sont prévus, autant qu’ils correspondent au mieux à certaines réalités.

Ainsi n’en va-t-il pas du non cumul. Pourquoi l’autoriser entre deux associations et pas pour une même association ? Attention, nous ne plaidons pas ici pour le double remboursement, mais pour faire correspondre chaque frais au mode de remboursement qui lui convient le mieux.

La logique aujourd’hui n’est pas le remboursement du volontaire mais la lutte contre le travail au noir et la fraude aux allocations sociales. Un système pensé pour les volontaires devrait prendre en considération le contexte et la nature de la dépense.

Le contexte est parfois changeant. Je suis au forfait en début d’année car je n’ai que quelques frais d’impression de convocations à des réunions. Ensuite mes frais augmentent, par exemple je deviens président de l’association et je me déplace plus, dès lors je devrais pouvoir passer en frais réels.

Tenir compte de la nature des dépenses, ce serait se rendre compte que dans l’exemple ci-dessus, le président devrait peut-être toujours imprimer les convocations de chez lui. Ce qui reste du forfait. A moins que personne ne trouve à redire de l’achat et du remboursement à un moment donné, d’une cartouche sans qu’il y ait de lien avec une activité déterminée (la cartouche servant à remplacer les utilisations de l’année – et donc la consommation partielle de plusieurs cartouches – plutôt qu’une utilisation à un moment unique –comme la sortie en 123 exemplaires du rapport d’activité). Or on sait que la réalité de la dépense, ici la consommation, doit être mise en vis-à-vis du remboursement. Plusieurs associations contrôlées par le passé ont eu des difficultés pour des remboursements libellés « remboursement impression pour l’année ».

Le système devrait ainsi accepter que des dépenses, par nature, sont difficilement objectivables et conduisent à une approximation qui par facilité ne trouve pas à être justifiées : frais de téléphone, impression, café pour la réunion tenue au domicile du volontaire, etc. Sans pour autant exclure que pour ses frais de délassement ou l’achat de matériel au nom de l’association (ce qui correspond en fait à une avance) le recours au mode de remboursement des frais réels soit possible.

Nous savons que nous ajoutons ici à la confusion. Mais notre avis va dans le sens des questions qui restent selons-nous à trancher (preuves adminsitratives à conserver, adapter les remboursements aux situations, etc.). Il faudrait rapidement avoir des indications qui ne viennent pas uniquement des réflexions de juristes mais bien de directives officielles. Il n'est pas question ici d'estimer les déductions des juristes abusives ou fausses. Sans doutes sont-elles le plus souvent exactes. Mais les volontaires ont besoin d'un message univoque et d'une base légale. Il reste beaucoup à préciser sur ce que les associations comme les volontaires peuvent faire et ne pas faire.

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